Appel à projets de recherche (APR) - « Requestionner la santé mentale : de la souffrance psychique aux conduites suicidaires »

Y a-t-il un temps minimum que le responsable scientifique doit passer sur le projet ?

Il est attendu que le/la responsable scientifique passe une partie substantielle de son temps pour assurer la continuité du projet. Un engagement équivalent à minimum 0.3 ETP est attendu.

Faut-il faire apparaitre l’ensemble des membres de l’équipe dans le dossier de réponse ?

Oui, dans la page « équipe projet », il faut faire apparaître l’ensemble des membres de l’équipe, répartis selon les structures partenaires du projet et essayer d’estimer le temps de chacun à la participation au projet. Dans le cas où les personnes sont à recruter, les champs doivent être remplis avec la mention « à recruter ».

Comment remplir le dossier de réponse s’il y a des chercheurs de laboratoires issus d’universités différentes ? 

Le cas échéant, chaque laboratoire constitue une équipe à part même si celle-ci n’est constituée que par un chercheur. Les différentes institutions impliquées sont ainsi clairement identifiées et leur engagement matérialisé par la signature du directeur/directrice de chaque laboratoire concerné. Dans le dossier de réponse, chaque équipe est mentionnée en équipe-projet 1, équipe-projet 2, etc.

Si le projet est structuré avec des partenaires, faut-il fournir une signature de ces derniers ?

Il existe deux possibilités selon la nature des partenaires : 

• Si les partenaires sont parties prenantes du projet, c’est-à-dire que des membres de la structure travaillent activement au projet (exemple, un chercheur dans un autre laboratoire, un membre d’association, etc.), ils ont un statut de co-chercheurs. Ils peuvent éventuellement recevoir une partie de la subvention de recherche qui sera reversée par l’organisme contractant. Dans cette situation, il est nécessaire d’avoir une signature du/de la directeur.ice de chaque organisme impliqué dans le projet.
• Si les partenaires ne sont pas activement partie prenante de la recherche et n’apparaissent pas comme des co-chercheurs, ils ne doivent pas apparaître en tant qu’équipes, mais juste en tant que « partenaires » dans le dossier de réponse. La présence de ces partenaires peut être présentée directement dans le projet de recherche, par exemple lorsqu’un organisme contribue à construire un terrain de recherche. Dans cette situation, il n’est pas obligatoire de transmettre des lettres d’engagement des partenaires, cependant celles-ci sont les bienvenues pour attester de la faisabilité du projet.

Exemple d’une équipe de recherche qui souhaite construire un projet en lien avec des assistantes sociales

Les assistantes sociales avec qui l’équipe de recherche sera mise en relation devront apparaître dans le tableau « équipe » exclusivement si elles ont le statut de co-chercheuses. Si au contraire l’équipe de recherche ne les mobilise que pour mener des entretiens auprès d’elles ou pour avoir accès aux personnes accompagnées et au terrain, etc., elles ne devront pas être intégrées parmi les membres de l’équipe.

Qui peut porter le projet ?

Pour que le projet déposé soit éligible, il faut que le porteur soit titulaire d’un doctorat et fasse partie de l’institution porteuse. Dans la majorité des cas, le responsable scientifique est l’instigateur principal en charge de la coordination et du travail de recherche du projet.

Peut-on financer une thèse de doctorat en tout ou partie avec la subvention de recherche ? 

En partie seulement. En effet, une thèse de doctorant dure au minimum 3 ans : les financements issus de l’APR – qui portent sur une durée maximale de 24 mois – ne pourront donc couvrir qu’une partie de l’enveloppe nécessaire au doctorat. Il est par conséquent indispensable que le doctorant bénéficie d’un co-financeur pour assurer le début ou la fin de la thèse.

Attention, le doctorant devra se soumettre aux mêmes impératifs que les autres équipes de recherche, à savoir présenter (avec le reste de l’équipe) les résultats du projet lors des rendez-vous de suivis, rendre un rapport intermédiaire à mi-parcours et un rapport de recherche dans les délais impartis, fournir un compte d’emploi des crédits certifié et s’inscrire pleinement dans le programme de recherche.

Peut-on dépasser les 40 000 signes de présentation du projet ?

Non. Pour des raisons d’équité entre les équipes, il n’est pas possible de dépasser cette jauge. Les équipes qui outrepassent le nombre de signes maximum s’exposent à voir leur proposition jugée non recevable pour raison administrative et, à ce titre, à ce que leur projet ne soit pas soumis à l’expertise scientifique.

L’APR est-il ouvert à des organismes de recherche situés hors de France ?

Pour des raisons administratives, il est préférable que l’institution porteuse soit française. Dans cette configuration, des équipes partenaires (un ou plusieurs chercheurs) peuvent se situer dans des structures à l’international.

Il est toutefois possible que l’organisme porteur, notamment dans le cas d’un laboratoire de recherche, soit situé à l’étranger. Cette configuration requiert plusieurs exigences spécifiques parmi lesquelles : la nécessité de communication en français (convention, échanges courants, documents scientifiques), des ajustements dans la convention pour encadrer la production de données (selon le pays), des modifications du cadre financier (selon le pays).

Il est très fortement recommandé de contacter l’équipe de la MiRe en amont du dépôt d’un projet qui impliquerait un laboratoire de recherche porteur qui est situé à l’étranger.

S’il y a plusieurs partenaires, est-il nécessaire d’établir plusieurs conventions avec la Drees ?

Non. La Drees conventionne uniquement avec l’institution porteuse du projet. Libre à cette institution d’établir ensuite des conventions avec des partenaires si elle souhaite reverser une partie de la subvention (conventions dites de « reversement »). Elle devra fournir à la Drees une annexe financière unique pour l’intégralité des membres du projet. Si une institution est porteuse de plusieurs projets sélectionnés dans le cadre d’un même programme, elle devra fournir une annexe financière par projet financé.

Est-il possible que deux laboratoires différents soient co-porteurs d’un même projet ?

La Drees ne conventionne qu’avec un organisme porteur du projet. Par conséquent il n’est pas possible que deux laboratoires soient désignés en tant qu’organismes co-porteurs du projet. En revanche il peut y avoir deux responsables scientifiques, dont au moins un doit appartenir à l’organisme de recherche porteur du projet.

Le responsable scientifique doit-il être rattaché à une structure de recherche ? 

Oui. Le responsable scientifique doit être membre de la structure de recherche porteuse du projet.

Un porteur de projet peut-il soumettre deux projets ?

Non. Le responsable scientifique ne peut proposer qu’un seul projet.

Les membres de l’équipe de recherche peuvent-ils faire partie de plusieurs projets ? 

Non. Chaque membre de l’équipe de recherche est spécifique au projet. Les personnels administratifs ne sont pas concernés par cette restriction.

Un organisme de recherche peut-il proposer plusieurs projets ?

Oui. Dans ce cas, les deux conditions à respecter sont celles précédemment citées : le coordinateur du projet et les membres de son équipe ne font partie que d’un seul projet.

Dans le cadre d’un projet co-financé par une autre institution, est-il possible de dépasser le calendrier de 24 mois ?

Le projet déposé peut s’inscrire dans un cadre scientifique et budgétaire plus large, cependant il est demandé que les questions de recherche et les hypothèses posées en réponse à l’APR constituent un projet cohérent, autonome et conduisant à des résultats dans les 24 mois suivant la notification de la convention de recherche. Par ailleurs, l’équipe de recherche devra se soumettre aux mêmes demandes que les autres projets retenus : fournir un rapport intermédiaire, un rapport final, participer aux réunions de suivi, etc. Cela n’empêche pas ensuite de prolonger le projet avec d’autres financements en développant de nouvelles questions de recherche.

L’organisme porteur doit-il obligatoirement être un laboratoire universitaire ?

Non, pas obligatoirement. Il est néanmoins impératif que l’organisme responsable du projet soit un « organisme de recherche ».

Est considéré comme organisme de recherche, une entité, quel que soit son statut légal (organisme de droit public ou privé) ou son mode de financement, dont l’un des buts explicites est d’exercer des activités de recherche et de diffuser leurs résultats par l’enseignement, la publication ou le transfert de technologie. 

Par conséquent, l’organisme éligible peut être un cabinet d’études privé, une association, une fondation, etc. Dans le cas où l’organisme qui fait la demande n’est pas un laboratoire public de recherche, une copie de ses statuts sera à fournir au dépôt de la demande.

À quelle condition les organismes partenaires peuvent-ils recevoir une part de la subvention financière 

Les équipes partenaires peuvent être des organismes n’exerçant pas d’activité de recherche. Elles peuvent recevoir des fonds, mais uniquement si ceux-ci servent à financer des activités directement liées au projet de recherche. La subvention de recherche ne peut pas servir à financer le fonctionnement courant de la structure.

Des membres de l’équipe qui ne sont pas des chercheurs universitaires peuvent-ils être financés ? 

Oui : la subvention de recherche permet à l’équipe qui réalise la recherche de facturer des prestations dans le cadre du projet de recherche. Il peut s’agir de frais de transcription, de la délégation d’une partie de l’enquête, etc. L’intégration de co-chercheurs ayant, par exemple, le statut de travailleurs sociaux, de formateurs, la rémunération de patients-experts, ne pose pas de problème tant que leurs activités rentrent pleinement dans le cadre du projet de recherche. Le cas échéant, il est nécessaire que l’équipe le justifie dans sa proposition.

Dans le texte de l’appel, il est mentionné une somme plafond pour la subvention. La somme demandée est-elle HT ou TTC ? 

Le financement alloué prenant la forme d’une subvention, la TVA ne s’y applique pas. La somme obtenue sera ainsi utilisable en totalité, nette de taxes.

Doit-on inclure les coûts liés aux personnels permanents dans le calcul des 4 % de frais de gestion ?

Oui. Les frais de gestion sont calculés à partir du « coût complet » du projet : ce coût complet inclut le coût du personnel permanent (modulo la part de leur temps de travail consacré au projet), y compris les chercheurs fonctionnaires, même si la subvention de recherche ne peut servir à payer la rémunération des chercheurs fonctionnaires.

Les 4 % de frais de gestion sont-ils obligatoires ? 

Non. Ils peuvent être de zéro. En revanche, ils ne peuvent dépasser le seuil de 4 % du coût complet du projet.

Les frais de gestion doivent-ils être inclus dans la subvention ?

Oui, les frais de gestion sont calculés sur le « coût complet » du projet. Ils ne peuvent être supérieurs à 4 % de coût complet du projet. 

Le coût complet du projet peut inclure les salaires des personnels permanents qui participent activement à la recherche (par exemple, des chercheurs titulaires d’universités publiques, mais qui ne sont pas rémunérés via le projet). Le coût complet peut être de 300 000 €, par exemple. Dans ce cas, les frais de gestion de 4 % seront calculés sur ce montant (soit 4 % de 300 000 € = 12 000 € max). Si les frais de gestion sont de 12 000 €, ils doivent être inclus dans les 100 000 € de subvention demandée pour le projet.

Comment faire apparaitre la répartition entre personnel permanent et personnel recruté spécifiquement dans le dossier de réponse (et grille financière) ?

• Dans la ligne « personnel permanent », il faudra indiquer les coûts RH qui ne sont pas pris en charge par la subvention (typiquement les chercheurs rattachés à des laboratoires universitaires qui ont le statut de fonctionnaire) ;
• Dans la ligne « personnel recruté spécifiquement » il faudra mentionner les coûts RH qui feront l’objet de la subvention (postdoctorant, chargés d’études, chercheurs de statut privé, personnel associatif participant activement à la recherche, co-chercheurs).

Quel type de masse salariale la subvention couvre-t-elle ? Les chercheurs titulaires de la fonction publique peuvent-ils prétendre à une rémunération ?

La subvention permet de payer des salaires de postdoctorants, ingénieurs de recherche, etc. Elle ne permet en revanche pas de rémunérer des chercheurs titulaires de laboratoires universitaires qui ont le statut de fonctionnaire, et ce même en dehors de leurs heures de travail ou dans le cas d’une demande d’un cumul d’activités.

Les chercheurs de statut privé peuvent cependant être rémunérés avec la subvention : il faudra, en ce cas, expliciter dans le projet leurs missions et rôles afin de justifier leur rémunération.

Que permet de financer la subvention ?

• Les personnels temporaires, recrutés à l’occasion du projet, pour les équipes appartenant à des établissements publics de recherche (un.e ingénieur.e de recherche, stagiaire, etc.) ;
• La rémunération des personnels permanents pour les organismes de droit privé ;
• Les frais de mission (déplacements, hébergements, inscriptions à un colloque, etc.) ;
• Les frais de fonctionnement (traduction, prestation externe, reprographie, matériel informatique, etc.) y compris ceux pour la valorisation ;
• Les frais de gestion (4 % max.) ;

Voir la liste détaillée des dépenses dans le dossier de réponse.

Qu’est-ce qui ne peut pas être financé par la subvention ? 

• Les couts fixes d’une structure ;
• Les chercheurs titulaires de laboratoires universitaires de statut public
• Les décharges de cours d’un enseignant (par exemple dans le cas où un enseignant se met à temps partiel pour mener la recherche et se décharge d’une partie de ses cours). 

Peut-on demander une subvention inférieure à 100 000€ ? 

Oui. Chaque projet peut faire une demande entre 20 000 et 100 000€. L’adéquation entre le montant de la subvention demandée et le projet – ses méthodes, ses objectifs – fait partie des critères d’évaluation des dossiers par les experts.

Est-ce que des chercheurs retraités peuvent être rémunérés ? 

Oui. Il s’agira d’une prestation de service établie à partir d’un devis qui fixe un prix pour une ou plusieurs prestations données. Le chercheur devra avoir le statut d’autoentrepreneur.

Est-ce que les fonds sont reprogrammables d’une année à l’autre ?

La subvention est versée pour 24 mois. Si les dépenses la première année sont inférieures à ce qui était prévu, l’équipe peut réallouer ces crédits sur la deuxième année aux mêmes postes de dépense.

Est-il possible de prévoir le remboursement de personnel permanent des organismes porteurs du projet ? 

Oui, les dépenses de la subvention liées à la masse salariale peuvent couvrir tout ou partie des salaires des personnes impliquées dans le projet (hors chercheurs titulaires d’universités publiques). Les activités de ces personnes devront nécessairement être directement en lien avec le projet. Autrement dit, la subvention ne peut couvrir que les dépenses liées aux activités de recherche du projet et en aucun cas servir à rémunérer des personnes pour une autre activité. Ces postes et les quotités de travail concernées devront apparaitre à la ligne « personnel recruté spécifiquement ».

Quels sont les justificatifs attendus ? Feuilles de temps, bulletins de salaire, autres ?

Dans le dossier de candidature, il est demandé la liste des personnes qui contribueront au projet et la quotité de travail (en part d’équivalent temps plein) que chacune consacrera au projet. Les CV des membres de l’équipe du projet sont également attendus, pour que les évaluateurs puissent se prononcer sur leur pertinence, eu égard aux objectifs du projet. 

Si le projet est financé, il sera demandé à mi-parcours et à la fin de la recherche un compte d’emploi des crédits certifié avec le détail des dépenses poste par poste. Mais il ne sera pas demandé plus de détails aux équipes, sauf s’il apparait des éléments anormaux dans les dépenses.

Si le projet est financé, les postes budgétaires sont-ils fongibles entre eux ?

Non. Cependant, au cours des recherches, dans le cas où les postes de dépense seraient amenés à évoluer, en fonction des contraintes rencontrées par une équipe, des ajustements mineurs sont envisageables – sous réserve de l’accord explicite de la MiRe.

Au moment de la justification des coûts en fin de projet, faudra-t-il justifier des coûts complets et du montant réel de l’implication des personnels permanents ? 

À mi-parcours et à la fin du projet de recherche, il sera demandé aux équipes de rendre un « compte d’emploi des crédits » détaillant les dépenses. Il est demandé aux équipes un retour financier uniquement sur ce qui a été engagé dans le cadre de la subvention versée par la Drees. Il n’est donc pas nécessaire de rendre compte du coût complet. En revanche, il est demandé d’estimer le coût complet du projet et de l’indiquer dans la grille Excel à compléter avec le dossier de candidature.

Si l’organisme porteur est une association, quels comptes doivent être exigés ? Quelle(s) années(s) ?

Les documents administratifs attendus sont les suivants :

• Pièces juridico-administratives : statuts de l’association, récépissé de déclaration en préfecture, liste des dirigeants, fiche Siren, RIB ;
• Pièces d’activité : rapport d’activité le plus récent, dossier scientifique, etc.

Les documents financiers attendus sont les suivants : 

• Les comptes annuels N-1 et le budget de l’association ;
• Pour les subventions d’un montant supérieur à 153 000 €  (ce montant correspond au total des subventions publiques reçues par l’association), dans la mesure où l’association doit publier ses comptes annuels et les déposer en préfecture, il est nécessaire de fournir le rapport du commissaire aux comptes.

Dans quel(s) cas le KBIS est exigé ? Que se passe-t-il dans le cas d’un laboratoire ?

Le KBIS est l’extrait du registre du commerce et des sociétés – entités enregistrées comme « commerçant » – (société commerciale, entrepreneurs individuels). Les universités (ou établissements publics de recherche) n’ont pas de KBIS. On peut le remplacer par la fiche Siren de l’INSEE. 
Un laboratoire public n’a pas la personnalité morale : il est rattaché à une structure et ne dispose pas de KBIS. Celui-ci n’est demandé que pour une structure enregistrée au registre du commerce (par exemple,  la société de rattachement d’un laboratoire privé ou ce laboratoire lui-même s’il s’agit d’une entité commerciale).